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La dématérialisation



Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est un outil au service d’une politique globale mise en place par la Ville d’Ajaccio.

La dématérialisation des marchés publics consiste pour les acheteurs publics à mettre en ligne les dossiers de consultation et à recevoir les offres des entreprises sous forme de fichiers électroniques, et ce depuis 2005. La Ville d’Ajaccio utilise la plateforme électronique www.achatpublic.com .

Depuis le 1er Janvier 2010, les réponses pour les marchés d’informatiques de plus de 90 000 € ne sont plus possibles sous la forme classique « papier ».
Seules les offres électroniques sont prises en compte.
 
La dématérialisation n’a aucun effet sur le contenu des informations, qui est indépendant de la forme du support utilisé et du mode de transmission. Les règles de l’achat public sont donc applicables aux achats effectués par voie dématérialisée.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La dématérialisation permet, d’une part, de réaliser des économies par la réduction des dépenses liées à la transmission et à l’élaboration des documents sur support papier, ainsi que par la diminution des coûts de transactions.
 

D’autre part, la dématérialisation permet un gain de temps dans la préparation du dossier.
En effet, les formulaires sont remplis et envoyés par courrier électronique.


Enfin, la dématérialisation est aussi un facteur de concurrence, puisqu’elle permet d’étendre plus largement l’accès à la commande publique à l’ensemble des entreprises.

Elle assure ainsi une meilleure égalité de traitement des candidats, les petites entreprises ayant dorénavant un accès plus facile aux offres de marchés publics.


La confidentialité des informations transmises est-elle garantie ?

La confidentialité est définie comme la conservation du secret couvrant une information.

La confidentialité des données transmises par Internet (des dossiers de candidature et d’offre) est assurée par leur chiffrement ou cryptage.

La confidentialité suppose que les informations contenues dans ces documents restent inaccessibles, à partir du moment où l’acheteur, c’est-à-dire la Ville d’Ajaccio, les reçoit, jusqu’au moment où les règles du code des marchés publics l’autorisent à en prendre connaissance.

Seule l’application d’une clé permet de rendre lisible un document électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique d’une personne, comme sa signature manuscrite, est un signe distinctif qui lui est propre. Apposer une signature engage le signataire.
Pour cette raison, les certificats de signature sont nominatifs et délivrés à une seule personne (comme une carte bancaire). Le titulaire d’un certificat de signature qui signe un document est donc personnellement engagé par sa signature. Il est le seul à pouvoir l’utiliser.
Signature électronique et signature manuscrite ont la même valeur juridique. La signature a pour fonction d’identifier la personne qui l’appose et de manifester son accord. La signature électronique permet, en outre, de garantir l’intégrité de l’acte signé.

Pour signer électroniquement, il est nécessaire de disposer à la fois :
  • d’un certificat électronique, c’est-à-dire de la clé privée de signature associée au certificat ;
  • d’une application logicielle.
Un certificat électronique est une identité numérique. Il est nominatif, donc appartient personnellement à un membre d’une société ou agent d’une administration.
La durée de validité du certificat est de deux à trois ans (le RGS prévoit trois ans). Son coût annuel dépend des services associés. En moyenne, il varie entre 70 et 130 €.

Toutes les informations nécessaires à l’acquisition d’un certificat sont en ligne sur les sites des autorités de certification qui en commercialisent.
la liste d’autorités de certification utilisable pour signer les offres est en ligne ici : http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats/

Conformément à l'arrêté du 15 juin 2012 entré en vigueur le 1er octobre 2012, depuis le 18 mai 2013 seuls les certificats de signature conformes au Référentiel général de sécurité (RGS) seront autorisés (niveaux ** et *** RGS).
Les candidatures et offres signées à partir d'un certificat de signature PRIS V1 ne sont désormais plus acceptées.

Il faut compter en pratique 15 jours à un mois pour obtenir un certificat de signature, quelquefois plus.

L’entreprise est donc invitée à anticiper cette acquisition.

L’application logicielle permet d’apposer la signature sur un document électronique. Elle est aussi indispensable que le certificat.

Les plateformes de marchés publics proposent gratuitement aux opérateurs économiques, qui n’en disposent pas, un logiciel de signature.

En général, cette application permet de signer des documents ou enveloppes en ligne, lors du dépôt des plis mais, également, avant le dépôt.

Chaque pièce pour laquelle une signature est exigée doit être signée individuellement. Par conséquent, la seule signature électronique du pli n’emporte pas valeur d’engagement du candidat.

La signature d’un fichier ZIP n’est pas suffisante si les documents relatifs au marché public dématérialisé qu’il contient ne sont pas, eux aussi signés, électroniquement.

En cas de groupement, tous les membres doivent être habilités à signer de manière électronique.


Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ?

La copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et des offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies limitativement énumérées dans l’arrêté relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique.

Parallèlement à l’envoi électronique, les opérateurs économiques peuvent faire parvenir à la Ville d’Ajaccio, dans le même délai imparti, une copie de sauvegarde soit sur support physique électronique (CD-Rom, clé USB …), soit sur un support papier.


Dans quels cas l'acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?

La copie de sauvegarde est ouverte dans les cas prévus par l'article 7 de l'arrêté du 14 décembre 2009 :

1. Lorsqu'un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance est conservée.

2. Lorsqu'une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique et n'est pas parvenue dans les délais ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais.

Guide pratique de la dématérialisation des marchés publics (Direction des affaires juridiques – Ministère de l’Economie, de l’Industrie et de l’Emploi – décembre 2012)


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